La route vers l'accréditation
Afin de vous guider, retrouvez ci-dessous les étapes clés du processus d'accréditation.
Vous serez en mesure d'accéder aux documents et aux informations de support dont vous avez besoin à chaque étape de votre demande d'accréditation.
Étape 1 : Avant d'engager une demande d'accréditation
Suis-je éligible à l'accréditation par le Cofrac ?
Si les conditions suivantes sont réunies, il est probable que votre organisme soit éligible à l’accréditation :
- L’activité pour laquelle vous demandez l’accréditation est reconnue comme une activité d’évaluation de la conformité (ex : analyses, essais, étalonnages, examens médicaux, production de matériaux de référence, organisation de comparaisons interlaboratoires, inspections, certifications, vérifications, etc.)
- L’organisme est légalement responsable de cette activité
- L’organisme est basé sur le territoire national français (outre-mer inclus)*
* le Cofrac peut accepter des demandes d’organismes établis à l’étranger uniquement dans le respect du règlement CE 765/2008 et des règles de collaboration internationales. Contacter le service Qualité et Affaires internationales en cas de question.
A quelles exigences de fonctionnement dois-je répondre ?
Pour prétendre à l’accréditation, il faut satisfaire les exigences de fonctionnement spécifiées dans la norme correspondant à l’activité visée pour l’accréditation, ainsi que les règles correspondantes édictées par le Cofrac.
Vous pouvez identifier la norme correspondant à votre activité en consultant la liste des référentiels d'accréditation. Dès lors que vous avez identifié la norme s’appliquant à votre activité, vous pouvez l'acquérir à partir du site de l’Agence française de normalisation.
Vous retrouverez les règles d'accréditation du Cofrac associées sur la page " les packs d'exigences". Les documents établis par le Cofrac sont accessibles gratuitement dans l'espace documentaire de notre site internet.
Combien la démarche d'accréditation va-t-elle me coûter ?
Le coût d’une accréditation initiale dépend de différents critères (portée d’accréditation demandée, effectif et/ou volume d’activités de l’organisme, nombre d’établissements concernés, type d’organisation, etc.).
Les frais sont de 3 types :
- Frais d’instruction
- Frais d’évaluation
- Redevance annuelle
A ces frais s’ajoutent naturellement pour l’organisme des coûts liés à la mise en place d’une organisation répondant aux exigences d’accréditation, en amont de l’évaluation par le Cofrac, et au maintien de cette organisation tant que l’accréditation reste en vigueur.
Il est important de noter que tant que l’organisme est accrédité, le Cofrac assurera une surveillance de l’accréditation et facturera les frais associés.
Les types d’opérations facturées par le Cofrac et leurs montants sont spécifiés dans les documents tarifaires.
Se préparer à l'accréditation
Une fois que vous avez identifié la portée de l’accréditation souhaitée (c'est-à-dire l’énoncé précis des activités pour lesquelles vous demandez l’accréditation), et les exigences à satisfaire en lien avec ces activités, il s’agit d’adapter si besoin votre organisation pour satisfaire ces exigences. Envie de visualiser en un coup d’œil l'état d'avancement de votre démarche ? Le Cofrac met à votre disposition un outil d’auto-évaluation permettant de vous projeter sur la mise en œuvre des principales exigences de chaque norme. Accédez à cet outil !
Si vous ne disposez pas encore de système de management de la qualité, vous pouvez vous faire accompagner par un professionnel, sachant que le Cofrac ne peut intervenir à cet effet par nécessité de préserver son indépendance en vue de l’évaluation.
Il est important que les procédures mises en place par l’organisme aient déjà été mises en œuvre pour que l’évaluation par le Cofrac puisse constater qu’elles sont correctement appliquées et que le fonctionnement est conforme aux exigences d’accréditation.
Étape 2 : Déposer la demande d'accréditation
Trouver le pack de candidature approprié
Accédez au pack de candidature correspondant à l’activité visée par votre demande d’accréditation.
L'instruction de la demande
A réception de votre dossier de demande, le Cofrac désigne et vous informe du gestionnaire de votre dossier qui sera votre interlocuteur unique pour les échanges ultérieurs.
Il vous informera régulièrement de l’état d’avancement de cette instruction et vous demandera des éléments complémentaires nécessaires. C’est à lui que vous vous adresserez pour toute question éventuelle concernant votre demande d’accréditation.
L’acceptabilité de la demande d’accréditation se traduit par la signature d’une convention entre le Cofrac et le demandeur, qui définit le cadre contractuel pour l’évaluation et le suivi ultérieur de l’accréditation.
Étape 3 : L'évaluation initiale par le Cofrac
L'examen de recevabilité opérationnelle
Cet examen vise d’une part à vérifier que le demandeur a pris en compte les exigences d’accréditation et qu’il est en mesure de le démontrer, et d’autre part à déterminer les modalités d’évaluation sur site au regard du règlement d’accréditation et de l’organisation de l’organisme.
Cet examen de recevabilité peut inclure une évaluation documentaire partielle sur des aspects clés de l’activité présentée à l’accréditation, par exemple la validation des méthodes ou référentiels d’évaluation de la conformité.
Cette étape vise à éviter de déclencher une évaluation sur site qui serait vouée à l’échec, compte tenu d’une prise en compte partielle des exigences d’accréditation ou en présence d’écarts rédhibitoires pour l’obtention de l’accréditation.
L'évaluation sur site
Elle est planifiée en accord entre le responsable de l’équipe d’évaluation et l’organisme demandeur, dans les limites fixées par le Cofrac.
L’évaluation sur site doit permettre à l’organisme de démontrer sa compétence et la conformité de son fonctionnement aux exigences d’accréditation. Différentes techniques sont mises en œuvre : examen de documents et enregistrements, entretien avec le personnel, observation d’activités présentées à l’accréditation, audits de traçabilité des opérations techniques, etc.
A l’issue de l’évaluation sur site, l’équipe d’évaluation présente à l’organisme son analyse des forces et faiblesses de l’organisation, ainsi que les éventuels écarts aux exigences d’accréditation mis en évidence.
Lorsque des écarts sont relevés, l’organisme est tenu de communiquer à l’équipe d’évaluation son analyse des situations et les actions décidées pour traiter les non conformités, dans les conditions définies dans le règlement d’accréditation. Il peut également transmettre des preuves d’actions.
Un rapport d’évaluation est transmis au Cofrac par le responsable de l’équipe d’évaluation sous un mois après la clôture de l’évaluation. Il est aussi mis à disposition de l’organisme évalué.
La décision
La décision concernant l’accréditation est prise sur la base d’un examen indépendant de l’équipe d’évaluation. Les principes de décisions sont exposés dans le règlement d’accréditation.
La décision est notifiée à l’organisme par courrier. La décision d’accréditation peut être conditionnée à démonstration préalable de la maîtrise d’écarts. En cas de délivrance de l’accréditation, le courrier de notification est accompagné d’une attestation d’accréditation précisant sa portée et sa période de validité. L’organisme est référencé dans la liste des organismes accrédités sur le site du Cofrac dès le lendemain.
Étape 4 : Après l'obtention de l'accréditation
Valoriser l'accréditation
L’obtention de l’accréditation donne le droit de faire référence à l’accréditation Cofrac, notamment sur les rapports ou certificats en lien avec les activités accréditées.
La référence peut être textuelle ou via l’apposition de(s) marque(s) d’accréditation fournies par le Cofrac avec la décision d’accréditation.
Les règles générales pour la référence à l’accréditation et aux accords de reconnaissance internationaux sont définies dans le document GEN REF 11.
Pour valoriser votre accréditation auprès de vos clients, nous vous encourageons à utiliser les éléments de promotion que nous mettons à votre disposition dans notre rubrique Publications. Ces éléments incluent des vidéos et brochures pour vous aider à mettre en avant votre accréditation.
La surveillance de l'accréditation
Une fois l’accréditation prononcée, un programme de surveillance est mis en œuvre par le Cofrac sur la période d’accréditation, suivant les modalités prévues dans le règlement d’accréditation.
La surveillance se fait par des techniques similaires à l’évaluation initiale, mais elle est adaptée suivant le résultat des évaluations précédentes et les changements intervenus au sein de l’organisme, en termes de ressources et d’organisation notamment.
A l’échéance de la durée de validité de l’attestation d’accréditation, l’accréditation est renouvelée pour un nouveau cycle, si la réévaluation est concluante.
Tout au long du cycle d’accréditation, l’organisme conserve la possibilité de faire évoluer la portée de son accréditation via des demandes d’extension d’accréditation. Il peut aussi, pour une durée ne pouvant excéder 2 ans, demander une suspension volontaire de l’accréditation.
La surveillance se poursuit tant que l’accréditation reste en vigueur.
Fin de l'accréditation
Il peut être mis fin à l’accréditation pour plusieurs raisons. En particulier :
- L’organisme a demandé à résilier la convention d’accréditation,
- L’organisme a failli à répondre aux exigences d’accréditation au terme des délais impartis,
- L’organisme ne réalise plus les activités pour lesquelles l’accréditation a été prononcée,
- La version du référentiel d'accréditation est devenue caduque.